Comment rationaliser votre processus d'évaluation immobilière pour réduire les frictions entre vos équipes

Pour de nombreux fonds immobiliers commerciaux, il existe souvent une opportunité de renforcer la collaboration entre les équipes de gestion d’actifs et d’évaluation – pour produire des évaluations de référence.

Une évaluation de référence est une évaluation qui produit un résultat de meilleure qualité en moins de temps tout en atténuant le risque financier, en améliorant l'évolutivité et en renforçant la confiance des investisseurs. Autant de raisons valables pour chercher à optimiser la collaboration entre les gestionnaires d’actifs et les évaluateurs.

Examinons un flux de travail d'évaluation conventionnel, puis comment le mettre à niveau à l'aide de quatre stratégies.

L'approche traditionnelle du processus d'évaluation immobilière est généralement informelle, dépourvue d'attentes clairement documentées et d'un calendrier établi comportant des opportunités régulières de communication et de retour d'information. Malheureusement, cela peut entraîner une perte de temps, des délais non respectés et des évaluations discutables. Cela peut également générer du stress et des conflits entre les gestionnaires d’actifs et les évaluateurs, ce qui signifie que les performances et la qualité du travail en pâtissent.

• Les gestionnaires d'actifs, qui ont une compréhension approfondie de leurs propriétés individuelles, visent à maximiser la valeur de leurs actifs et leurs retours sur investissement.

• Les évaluateurs, qui ont une connaissance approfondie du marché, sont chargés de déterminer la juste valeur marchande d'un actif, sur la base de leur avis indépendant et expert.

• Les évaluateurs sont responsables de plusieurs missions et les gestionnaires d’actifs de plusieurs propriétés – et les deux parties doivent faire face à des délais serrés.

• Les deux parties doivent également naviguer dans un processus non structuré dépourvu d’un calendrier simple.

• Lorsqu'il est fréquemment interrompu pour répondre à des questions ou fournir des informations supplémentaires, le processus d'évaluation peut détourner les gestionnaires d'actifs d'autres responsabilités importantes.

Pour obtenir les informations dont ils ont besoin pour réaliser une évaluation précise, les évaluateurs doivent souvent coordonner plusieurs sources d'informations et points de contact.

Les deux parties exigent de la transparence – la capacité de partager facilement des informations et des preuves pour justifier une opinion.

Mais il est possible que le processus d’évaluation immobilière réponde aux besoins et aux défis du gestionnaire d’actifs et de l’évaluateur. Les quatre stratégies suivantes peuvent éliminer ou réduire les frictions et contribuer à fournir en temps opportun des évaluations immobilières de haute qualité qui gagnent la confiance des parties prenantes.

1. Standardiser le processus d’évaluation

L’utilisation d’un processus de flux de travail d’évaluation rationalisé et standardisé peut réduire les ambiguïtés et les incertitudes, garantir le bon déroulement du travail, augmenter la productivité et améliorer la qualité du produit final ainsi que le moral des personnes impliquées. Pour ce faire, ce processus (voir figure 2) doit inclure les éléments clés suivants.

• Surveillance par la haute direction

• Respect des réglementations en vigueur

• Des attentes claires et documentées

• Responsabilités définies pour les tâches et les décisions

• Un calendrier détaillé des activités clés (y compris les demandes, les livraisons, les questions et les commentaires), les dates de début et les dates d'achèvement prévues, y compris les tampons prévus pour optimiser le calendrier.

Lorsque toutes les personnes impliquées peuvent aligner leur emploi du temps sur un processus clair, cela contribue à garantir la compréhension des objectifs communs et à promouvoir une collaboration harmonieuse.

L'alignement de votre calendrier sur un flux de travail standard et cohérent constitue la base d'un processus d'évaluation réussi.

2. Intégrez la collaboration dans le flux de travail

Les problèmes au cours du processus d’évaluation proviennent généralement d’une mauvaise communication. Établir des opportunités fréquentes de communication et de feedback peut éviter de nombreux problèmes.

Commencez par lancer l’engagement par une discussion en direct entre le gestionnaire d’actifs et l’évaluateur. Cela contribue à établir un ton amical et positif et permet aux deux parties d’être sur la même longueur d’onde. C’est l’occasion de partager des détails sur les dernières lettres d’intention ou baux et d’obtenir un contexte qui n’est pas toujours évident lors de l’examen des listes de loyers ou des états financiers.

Le maintien d’une communication régulière aide chaque partie à mieux comprendre le point de vue de l’autre et à résoudre rapidement les problèmes lorsqu’ils surviennent. Le gestionnaire d'actifs et les autres parties prenantes, telles que le gestionnaire de fonds, devraient avoir la possibilité d'examiner l'évaluation et de formuler des commentaires et des réactions. Et l'évaluateur devrait avoir la possibilité de prendre en compte cette contribution et de déterminer si elle a un impact sur son opinion. Une véritable collaboration permet à toutes les personnes impliquées de se sentir reconnues et entendues.

3. Simplifiez avec la technologie

La collaboration peut-elle être automatisée par la technologie ? Oui, les outils de collaboration numérique peuvent éliminer de nombreux obstacles à un flux de travail efficace et simplifier le processus. Il existe des plateformes de gestion de valorisation de bout en bout spécialement conçues pour ce processus précis. Ils permettent la gestion et la collaboration tout au long du cycle de vie du processus d'évaluation, avec un flux de travail, des analyses et une gestion documentaire basés sur le Web. De manière générale, il existe une gamme croissante d’outils susceptibles d’améliorer l’engagement et les performances. Les groupes peuvent les utiliser pour communiquer, coordonner, partager et résoudre des problèmes.

• Les outils de partage de documents, comme la plate-forme unifiée fournie par le cloud computing, permettent de visualiser, distribuer, modifier et télécharger des fichiers entre parties internes et externes, quel que soit leur emplacement.

• Les outils de coordination du travail facilitent le partage des activités, des calendriers et des livrables. Ceux-ci incluent des portails, des calendriers et des mises à jour de statut

• Les outils de communication et de conférence facilitent l'échange de messages entre les individus et les équipes par courrier électronique, messagerie vocale, vidéoconférence, messagerie instantanée, etc.

La numérisation du flux de travail augmente également la transparence et la responsabilité. En fournissant une vision claire de qui est responsable de quoi et quand, il est simple d'identifier qui est responsable de chaque processus. Cela favorise un niveau plus élevé de responsabilité des deux côtés. Il fournit également une piste d’audit pour une gouvernance solide.

4. Impliquer un tiers indépendant

Des politiques et procédures claires, un processus d'évaluation transparent et indépendant et une expertise approfondie sont des priorités de plus en plus importantes pour les fonds et les investisseurs.

Les régulateurs et les investisseurs exercent une pression croissante pour améliorer la gouvernance du processus d’évaluation. Beaucoup trouvent que faire appel à un tiers proposant une évaluation sous forme de service géré est un autre moyen d’accroître la confiance. Une évaluation indépendante fournit l’opinion d’un tiers neutre ainsi que l’exactitude et l’équité.

Un fournisseur d’évaluation externe compétent, doté d’experts du secteur possédant une vaste expertise opérationnelle et une connaissance des transactions sur divers marchés, peut offrir une valeur ajoutée significative. De plus, certains fournisseurs de services gérés utilisent également un processus d'évaluation standardisé soutenu par une technologie de collaboration pour garantir l'efficience et l'efficacité.

Conclusion

Le renforcement de la collaboration entre vos équipes de gestion d’actifs et d’évaluation peut produire des évaluations de référence. En standardisant votre processus, en intégrant la collaboration dans le flux de travail, en simplifiant grâce à la technologie et en impliquant un tiers, les fonds immobiliers commerciaux peuvent fournir des évaluations de meilleure qualité, prendre moins de temps, atténuer le risque financier, améliorer l'évolutivité et renforcer la confiance des investisseurs.

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