Comment tirer le meilleur parti de votre budget de maintenance

Dans la continuité de notre série sur la manière d’atténuer les risques pour vos projets d’infrastructure tout au long du cycle de vie des actifs, cet article aborde la maintenance et le renouvellement pendant la phase opérationnelle.

Que vous soyez un développeur, une institution, un gouvernement, une société privée ou une entreprise commerciale, si vous possédez une infrastructure, vous devez l’entretenir efficacement et allouer des fonds suffisants pour le faire.

Déterminer la meilleure façon de dépenser votre budget est essentiel, mais cela peut conduire à reporter la maintenance, car un montant disproportionné de fonds est souvent alloué à des priorités apparemment plus urgentes. Les conséquences d'un report continu de la maintenance sont graves et peuvent entraîner des problèmes de continuité des activités et, au pire, des compromis en matière de santé et de sécurité.

Qu’est-ce que l’entretien des installations et pourquoi est-ce important ?

La maintenance des installations fait généralement référence à la maintenance dans l'environnement bâti. Elle comprend également la maintenance du cycle de vie, qui correspond au remplacement du capital ou à toute maintenance à plus grande échelle, déterminée par une capitalisation, une fréquence ou un autre seuil de remplacement, d'obsolescence ou de mise à niveau.

Un entretien approprié garantit qu'une installation est maintenue dans un état de fonctionnement optimal, soutenant les objectifs des propriétaires, des habitants et des utilisateurs, afin que l'activité opérationnelle et les affaires puissent être menées sans interruption.

Cependant, à mesure que nos propriétés vieillissent et nécessitent des investissements et une recapitalisation, ces objectifs se révèlent difficiles à atteindre dans de nombreux environnements et secteurs de marché. En outre, l’impact de la réduction des installations et de la maintenance du cycle de vie sur l’utilisation de l’énergie est également important et de plus en plus mis en lumière, car une faible consommation d’énergie, une énergie neutre en carbone ou zéro émission nette dans les installations deviennent de plus en plus importantes.

Pourquoi l’entretien est-il reporté ?

En général, les fonds sont alloués en fonction des besoins les plus importants. Les fonds sont généralement insuffisants pour répondre à tous les besoins et désirs d'une entreprise, généralement répartis entre les dépenses d'exploitation et les dépenses en capital.

La maintenance ne génère pas de revenus ou ne semble pas contribuer de manière visible ou active aux résultats d’une entreprise – jusqu’à ce qu’elle fasse faillite. Comme ses avantages ne sont pas immédiatement mesurables, les besoins opérationnels ou en capital plus urgents entrent souvent en concurrence avec la maintenance et le cycle de vie – et l’emportent – au détriment de ces derniers, ce qui entraîne un report.

Même si les fonds destinés à la maintenance peuvent être alloués au stade de la planification, ils restent une cible de coupes budgétaires, en particulier lorsque les budgets se resserrent en raison d’autres augmentations de coûts ou d’une réduction des revenus, et que l’on ne réfléchit pas beaucoup à l’impact futur de ces coupes.

L’ampleur et le coût de la maintenance différée

De nombreuses organisations se trouvent confrontées à de graves problèmes liés à la maintenance différée croissante. Par exemple, L'Université Memorial de Terre-Neuve a fait un rapport en 2019 que son déficit prévu était proche de 500 millions de dollars. Le Université de Toronto a récemment signalé un report de maintenance de près d'un milliard de dollars, et le Conseil scolaire du district de Toronto a environ 5 milliards de dollars. On estime également que le Canada a un déficit d’infrastructure de 570 milliards de dollars, ce qui montre que les problèmes sont énormes et généralisés – et si rien n’est fait, le coût du report continuera de croître de manière exponentielle.

L’un des plus grands défis liés au report des travaux d’entretien et de remplacement au cours du cycle de vie est que les répercussions ne sont souvent pas perceptibles avant très longtemps – en fait, elles sont un peu comme une mèche qui brûle lentement. Trop souvent, les nouvelles infrastructures sont acquises sans vraiment penser à leur préservation, car – comme la plupart des processus de vieillissement – les répercussions ne sont pas observables du jour au lendemain. C’est probablement la raison d’être du Règlement 588 de l’Ontario, qui oblige toutes les municipalités de l’Ontario à mettre en place des plans de gestion des actifs pour tous leurs actifs essentiels et non essentiels.

Comprendre l'impact de la maintenance différée sur le cycle de vie

En termes simples, lorsque des décisions sont prises pour reporter les coûts d’aujourd’hui à demain, cela expose une organisation à un risque croissant. Ce risque peut être difficile à quantifier, c’est pourquoi il est parfois négligé ou n’est pas suffisamment pris en compte dans la planification des activités. Cependant, comme la maintenance est continuellement reportée, le besoin de remplacement du cycle de vie progressera, ce qui nécessitera des niveaux de financement plus élevés plus tôt.

Dans la figure 3 (source : La société de personnes Woodhouse Ltée.), nous voyons le cycle de vie d'une installation représenté de manière simpliste, avec sa performance opérationnelle en bleu et les éléments de coût du cycle de vie entier en vert. La ligne bleue représente le niveau d'exploitation de l'installation, qui finira par commencer à se détériorer et nécessitera donc une intervention tout au long du cycle de vie. Cette intervention sera prématurée si la maintenance est différée ; l'intervention sera retardée avec une bonne maintenance préventive. Le report est donc une fausse économie car il entraînera probablement un remplacement prématuré du cycle de vie.

Pour illustrer davantage cette idée, la figure 4 montre que ce ne sont pas seulement les opérations de maintenance différées ou les décisions prises pendant l’exploitation qui peuvent entraîner une défaillance prématurée, mais aussi les décisions prises lors de la conception, de la construction et de la mise en service. Les coûts d’exploitation et de maintenance peuvent représenter entre 70 et 80 % du coût total d’une installation sur toute sa durée de vie, même si, par le passé, ils n’étaient pas pris en compte lors des phases de conception et de construction d’une nouvelle installation.

Mais qu'en est-il des installations existantes ? Que peut-on faire pour optimiser la durée de vie d'un bâtiment et éviter une défaillance prématurée ?

Optimisation de la maintenance

Il existe de nombreuses façons d’essayer d’inverser la tendance à la maintenance différée, mais les résultats positifs sont généralement obtenus lorsque la maintenance, le cycle de vie et l’énergie sont tous sous la responsabilité d’une seule entité.

Étant donné que la maintenance n’est pas considérée comme une fonction essentielle dans de nombreuses organisations, elle n’a pas attiré autant d’attention de la part de la direction que les activités principales. Par conséquent, les initiatives de maintenance interne échouent souvent sans un champion exécutif.

L'externalisation permet d'obtenir des tarifs de maintenance fixes compétitifs, alignés sur les normes de performance, et d'offrir un niveau d'expertise introuvable en interne, mais elle peut également créer des tensions entre la maintenance (responsabilité du fournisseur) et le cycle de vie (responsabilité du propriétaire/client). Il est très difficile d'externaliser le cycle de vie en même temps que la maintenance de routine, de sorte que le propriétaire/client continue de gérer le cycle de vie et doit reconnaître qu'il ne s'agit que d'un élément d'une stratégie de gestion des actifs plus complète qui doit encore gérer le report.

À l’autre extrémité du spectre, un contrat de conception, de construction, de financement et de maintenance (DBFM) dans le secteur des partenariats public-privé implique un transfert complet des risques, la partie maintenance étant généralement un contrat de performance basé sur les résultats. Dans un DBFM, la maintenance, le cycle de vie et la performance énergétique sont tous transférés à un prestataire de services pendant une période prolongée. Dans ce cas, le prestataire de services maintient l’installation à un niveau de fonctionnement optimal pendant toute la durée de vie du bâtiment. Le DBFM peut être considéré comme une « référence absolue » en matière de gestion d’actifs, mais il ne s’agit pas d’une solution universelle ; il est plus difficile et plus coûteux à mettre en place pour les installations de petite taille, les sites industriels ou les installations déjà en phase d’exploitation.

Les clés du succès

En conclusion, que vous choisissiez DBFM, d’externaliser totalement ou partiellement les services ou d’effectuer les fonctions en interne, une maintenance des installations soigneusement étudiée dans le cadre d’une stratégie globale de gestion des actifs réduira l’exposition de votre bâtiment aux risques. Elle est essentielle pour garantir qu’une entreprise et ses opérations puissent fonctionner de manière optimale et à long terme.

Alors que nous entrons dans un nouveau monde dans lequel personne ne connaît encore le véritable impact d’une pandémie mondiale sur l’immobilier, il est plus important que jamais de faire le meilleur usage possible des fonds limités destinés à l’entretien et de veiller à ce que l’application appropriée de l’entretien soit effectuée sans tomber dans le piège des fausses économies. Le plus important est de veiller à ce que l’entretien approprié soit effectué aussi bien et aussi efficacement que possible.

Découvrez ce que le 7 clés pour assurer le succès sont et les mesures que vous devez prendre afin d’atténuer efficacement les risques et d’améliorer vos résultats.