Raisons de s'inscrire au programme VDA des biens non réclamés du Delaware

Le programme d’accords de divulgation volontaire (VDA) du Delaware a été conçu comme un moyen plus convivial et plus efficace de se conformer aux obligations de déclaration des biens non réclamés d’une entreprise. Il a également été créé pour réduire le nombre d’audits complets requis. Il existe plusieurs raisons impérieuses de s’inscrire au programme VDA plutôt que de subir un audit :

1. Renonciation aux intérêts et pénalités : Le programme d’audit des biens immobiliers non réclamés du Delaware impose des amendes pour « défaut de paiement » et « défaut de déclaration » allant jusqu’à 5 % par mois, ainsi que des intérêts de 50 % sur les montants dus. Le programme VDA renonce à toutes pénalités et intérêts.

2. Durée raccourcie : L’auto-audit via le programme VDA est réalisé en 18 à 24 mois, contrairement au programme d’audit administré par l’État du Delaware qui dure souvent 5 ans ou plus.

3. Critères préférables de vieillissement des chèques annulés : Le programme VDA réduit considérablement la responsabilité potentielle grâce à des critères de vieillissement de 90 jours pour la recherche des chèques annulés dans les populations de propriétés non réclamées. Le programme d'audit exige des critères de vieillissement de 30 jours, ce qui augmente la quantité de recherche nécessaire.

4. Contrôlez le récit : Le programme VDA, tout en suivant un plan prescrit, est un examen autodirigé, permettant aux entreprises et à leurs défenseurs de déterminer la portée, les entités et les types de biens, et de présenter leur propre calcul et récit de responsabilité. Dans un audit DOF, l’ensemble du processus est entre les mains de l’auditeur tiers.

5. Le VDA est adapté aux entreprises : Le VDA est administré par le SOS du Delaware – un lien d’entreprise avec le gouvernement favorable aux entreprises du Delaware. En revanche, le programme d’audit du Delaware DOF est mené par des cabinets d’audit tiers dont l’objectif principal est le recouvrement des paiements.

Si une société est invitée à participer au programme VDA du Delaware Unclaimed Property mais ne s'inscrit pas, selon la loi, cette société doit être référée au ministère des Finances pour audit. Parmi les deux choix disponibles, le programme VDA est de loin la meilleure option.

Comment se préparer à l’inscription au programme VDA des biens non réclamés du Delaware

On s'attend fortement à ce que les entreprises inscrites au VDA travaillent avec diligence pour terminer le programme dès que possible. Puisqu’il ne s’agit pas d’un audit, il est de la responsabilité de l’entreprise de procéder à une auto-évaluation approfondie et de présenter des conclusions cohérentes avec la démarche. Vous trouverez ci-dessous plusieurs étapes recommandées pour vous préparer :

1. Déterminez si votre entreprise s'est déjà inscrite au VDA ou au programme d'audit : Les programmes VDA et d’audit des biens non réclamés du Delaware existent sous différents formats depuis de nombreuses années. Si votre entreprise a déjà réalisé un VDA ou un audit du Delaware et que la portée a expiré ou que les conditions n'ont pas été respectées, il peut alors être avantageux de s'inscrire à la dernière version du programme Delaware VDA pour éviter le risque d'audit.

2. Examiner les activités de fusion et d'acquisition : Pour les entités fusionnées ou acquises constituées dans le Delaware qui ne sont pas conformes, le programme Delaware VDA est une excellente option pour respecter vos obligations immobilières non réclamées et éliminer les intérêts et les pénalités.

3. Consultez vos dossiers : Déterminez les sources de biens non réclamés de votre entreprise et la disponibilité de documents consultables.

4. Passez en revue les politiques et procédures de votre entreprise : Comprendre la politique et la procédure de l'entreprise pour le traitement des passifs et obligations âgés.

5. Rassemblez les documents historiques : Si possible, rassemblez tous les dossiers de déshérence antérieurs de votre entreprise au cours des 10 dernières années ou aussi loin que possible.

6. Constituez une équipe d’intervention : Le programme Delaware VDA comporte des règles qui nécessitent la saisie et les données de nombreux départements, notamment la comptabilité, les finances, la trésorerie, les ressources humaines/avantages sociaux et le juridique. Des conseillers/défenseurs externes familiers avec les exigences du programme peuvent accélérer le processus et garantir les meilleurs résultats pour votre entreprise.

Avantages de l’assistance d’experts

Bien que le programme VDA du Delaware soit de loin préférable à un audit, il s'agit d'une entreprise substantielle et peut être perturbatrice même pour l'entreprise la mieux préparée. Les experts peuvent servir d’intermédiaire entre votre entreprise et l’État. Ils peuvent anticiper et valider la demande de documentation de l’État et savoir quand et comment la démarcher de manière proactive.

Les experts en biens non réclamés peuvent quantifier avec précision les biens par entité et type de propriété, sélectionner les strates les plus favorables et les plus appropriées pour les périodes d'estimation et garantir que seuls les biens à déclarer sont identifiés.