Whistleblower policy
Comme indiqué dans son Code d'éthique et de conduite professionnelle, Groupe Altus Limited (le «société») et ses filiales et sociétés affiliées (les «Entités Altus") s'engagent à respecter les normes les plus élevées possibles d'ouverture, d'honnêteté et de responsabilité.
Conformément à cet engagement, nous nous attendons à ce que les administrateurs, dirigeants, employés et consultants des Entités Altus, ou d'autres personnes entretenant des relations similaires avec les Entités Altus (collectivement, « Personnel Altus »), qui craignent sérieusement que la Société ne s'écarte de ces normes à se manifester et à exprimer ces préoccupations.
Un mécanisme de dénonciation ou de signalement encourage tout le personnel d'Altus à agir de manière responsable pour préserver la réputation de son organisation et maintenir la confiance du public dans son organisation. Encourager une culture d’ouverture au sein de l’organisation facilitera également ce processus. Cette politique vise à garantir que les préoccupations sérieuses sont correctement soulevées et traitées au sein des entités Altus conformément aux bonnes pratiques de gouvernance.
But
Le but de cette politique est d’établir des procédures pour :
la réception, la conservation et le traitement des plaintes reçues par les entités Altus concernant la comptabilité, les contrôles comptables internes, les questions d'audit ou les violations du code d'éthique et de conduite commerciale de la Société, et
la soumission par le personnel d’Altus des entités d’Altus, sur une base confidentielle et anonyme, de préoccupations concernant des questions de comptabilité ou d’audit douteuses ou des violations du code d’éthique et de conduite commerciale de la Société.
L'objectif de cette politique est également d'indiquer clairement et sans équivoque que la Société interdit la discrimination, le harcèlement et/ou les représailles à l'encontre de tout membre du personnel d'Altus qui :
signaler des plaintes concernant la comptabilité, les contrôles comptables internes, les questions d’audit ou les violations du Code d’éthique et de conduite professionnelle de la Société, et/ou
fournir des informations ou contribuer de toute autre manière à une enquête ou à une procédure concernant toute conduite qu'ils croient raisonnablement être une violation des lois sur l'emploi ou le travail ; lois sur les valeurs mobilières ; les lois concernant la fraude ; les règles ou règlements des autorités de réglementation des valeurs mobilières applicables (les « organismes de réglementation des valeurs mobilières ») et les règles de toute bourse (la « Bourse ») sur laquelle les titres de la Société peuvent être inscrits de temps à autre ; toute disposition légale relative à la fraude contre les actionnaires ; ou la commission ou la commission éventuelle d'une infraction pénale. Tout le personnel d'Altus est responsable de veiller à ce que le lieu de travail soit exempt de toutes formes de discrimination, de harcèlement et de représailles interdites par la présente politique. Aucun membre du personnel d'Altus ou agent, entrepreneur ou sous-traitant des entités Altus n'a le pouvoir de se livrer à une conduite interdite par la présente politique.
Arrière-plan
1. Qu’est-ce que la dénonciation ?
La dénonciation peut être décrite comme donnant des informations sur des activités suspectées d’être inappropriées.
2. Que sont les activités inappropriées ?
Les activités inappropriées impliquent tout acte ou comportement présumé illégal et peuvent inclure :
les actes illégaux qui violent les lois provinciales ou fédérales, comme le vol, la fraude, la corruption ou les conflits d'intérêts ;
violation ou défaut de mise en œuvre ou de respect de toute politique organisationnelle approuvée ;
mauvaise utilisation ou abus des biens de la Société ;
violation des lois ou règlements municipaux, fédéraux ou provinciaux ;
faute grave, incompétence flagrante, inefficacité flagrante ou conduite non professionnelle ;
des pratiques comptables ou d'audit douteuses ;
pratique dangereuse susceptible de causer des dommages physiques/dommages à toute personne/bien ;
le défaut de rectifier ou de prendre des mesures raisonnables pour signaler un problème susceptible d'entraîner un coût ou une perte important et évitable pour la Société ;
abus de pouvoir ou d'autorité à des fins non autorisées ou ultérieures ; et la discrimination injuste dans le cadre de l’emploi ou de la prestation de services.
Cette liste n'est pas exhaustive, mais vise à donner une indication du type d'activité qui pourrait être considérée comme « inappropriée ».
3. Qui est protégé ?
Cette politique protège :
tout membre du personnel d'Altus qui divulgue légitimement et de bonne foi une violation présumée des lois sur les valeurs mobilières, des règles ou réglementations des organismes de réglementation des valeurs mobilières et de la Bourse, des lois concernant la fraude, ou de la commission ou de la commission éventuelle d'une infraction criminelle à un organisme de réglementation ou d'application de la loi. agence, toute personne ayant un pouvoir de supervision sur le personnel d'Altus ou toute autre personne travaillant pour les entités d'Altus qui a le pouvoir d'enquêter, de découvrir ou de mettre fin à une conduite interdite par la présente politique ;
tout membre du personnel d'Altus qui, légitimement et de bonne foi, dépose, fait déposer, témoigne, participe ou aide de toute autre manière à une procédure déposée en vertu des lois sur l'emploi ou le travail, les lois sur les valeurs mobilières, les lois concernant la fraude, les règles ou règlements des organismes de réglementation des valeurs mobilières ou la Bourse, ou toute disposition de la loi fédérale, étatique ou provinciale relative à la fraude contre les actionnaires ;
tout membre du personnel d'Altus qui fournit légitimement et de bonne foi à un agent chargé de l'application de la loi toute information véridique relative à la commission ou à la commission éventuelle d'une infraction criminelle ; ou
tout membre du personnel d'Altus qui soumet de bonne foi une plainte au comité d'audit concernant les informations fournies dans les états financiers, la comptabilité, les contrôles comptables internes ; les questions d'audit ou les violations du code d'éthique et de conduite commerciale de la Société conformément aux procédures énoncées ci-dessus.
Si un membre du personnel d'Altus s'engage légitimement et de bonne foi dans l'une des activités énumérées ci-dessus, les entités d'Altus ne le licencieront pas, ne le rétrograderont pas, ne le suspendront pas, ne le menaceront pas, ne le harcèleront pas et ne feront pas de discrimination ou de représailles à son encontre dans les termes ou conditions d'emploi en raison de cela. la Société ne tolérera aucune tentative de la part de quiconque d'appliquer une sanction ou un préjudice au personnel d'Altus faisant l'allégation d'irrégularité.
Cependant, étant donné qu'une telle allégation d'irrégularité peut entraîner de graves répercussions personnelles pour la personne ou l'entité cible, le personnel d'Altus qui fait l'allégation d'irrégularité doit avoir des motifs raisonnables et probables avant de signaler une telle irrégularité et doit entreprendre ce signalement de bonne foi, dans le meilleur intérêt. des entités Altus et non à des fins de gain ou de motivation personnelle.
La Société prendra très au sérieux toute allégation qui s'avère non fondée ou qui s'avère avoir été faite de manière fausse ou malveillante. La Société considérera toute allégation délibérément fausse ou malveillante de la part d'un membre du personnel d'Altus comme une infraction grave pouvant entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement.
Procédures de plainte confidentielles
Procédure interne
Tout membre du personnel d'Altus peut soumettre, de manière confidentielle et anonyme s'il le souhaite, toute préoccupation concernant la divulgation des états financiers, la comptabilité, les contrôles comptables internes, les questions d'audit ou les violations du code d'éthique et de conduite commerciale de la Société. Toutes ces préoccupations doivent être signalées à la ligne d'assistance éthique mondiale anonyme du Groupe Altus (la « ligne d'assistance ») maintenue par les entités Altus via EthicsPoint, qui est disponible 24 heures sur 24, 365 jours par an aux numéros et sites Web indiqués à la fin. de cette politique. Un rapport confidentiel et/ou anonyme peut également être adressé par écrit au président du comité d'audit, accompagné d'une soumission via EthicsPoint. Si un membre du personnel d'Altus souhaite discuter d'une question avec le président du comité d'audit, il doit l'indiquer dans sa soumission et inclure un numéro de téléphone auquel il peut être contacté si le comité d'audit le juge approprié. fais-le. La direction transmettra sans délai au président du comité d'audit toute plainte qu'elle aura reçue concernant les informations fournies dans les états financiers, la comptabilité, les contrôles comptables internes ou les questions d'audit.
Tout membre du personnel d'Altus qui croit légitimement et de bonne foi avoir fait l'objet d'une discrimination, d'un harcèlement et/ou de représailles interdits ou qui est au courant de toute conduite qui est, ou peut raisonnablement penser qu'elle est interdite par la présente politique, est fortement encouragé à signaler immédiatement les faits qui constituent la base de cette croyance ou de cette connaissance par le biais des protocoles normaux de reporting de gestion, lorsque cela est possible, ou à la Hotline. Tout membre du personnel d'Altus qui reçoit une telle plainte ou est témoin d'une conduite qu'il croit légitimement et de bonne foi être ou peut raisonnablement penser être interdite par la présente politique doit immédiatement signaler cette conduite à la ligne d'assistance.
Le signalement de tous les incidents sera rapidement communiqué par EthicsPoint au président du comité d'audit, qui, suite à la réception de toute plainte, devra, sous réserve de l'article 4, diriger ou mandater rapidement une personne, qui peut être un membre de la haute direction. de la Société ou d'une autre personne, pour mener une enquête approfondie sur la plainte.
Le signalement des incidents suivants sera également rapidement communiqué par EthicsPoint au directeur général et au directeur juridique (sauf s'ils impliquent de telles personnes) : o conflits d'intérêts o violations des lois sur l'emploi ou le travail o discrimination o relations avec les employés o questions de politique o problèmes liés au produit et/ou à la qualité o divulgation d'informations exclusives o problèmes de sécurité, d'environnement et de santé o abus de substances
Le signalement de ces types d'incidents peut également être signalé par le biais des protocoles normaux de reporting de gestion. Suite à la réception de telles plaintes soumises via EthicsPoint conformément au présent article 4, le chef de la direction et le chef des affaires juridiques mèneront ou mandateront rapidement toute haute direction de la Société ou toute autre personne pour mener une enquête approfondie.
Il est de l’obligation de tout le personnel d’Altus de coopérer à toute enquête entreprise conformément à la présente politique. Les responsables de l'enquête devront, sous réserve de la législation, des règles et des réglementations applicables, maintenir la confidentialité des allégations de la plainte et de l'identité des personnes impliquées, sous réserve de la nécessité de mener une enquête complète et impartiale, remédier à toute violation des les politiques de la Société, ou surveiller le respect des politiques de la Société ou les administrer. L'enquête comprendra généralement, sans s'y limiter, des discussions avec le personnel d'Altus plaignant (à moins que la plainte ait été soumise de manière anonyme), la partie contre laquelle des allégations ont été faites et des témoins, le cas échéant.
La Société a l'intention que toute plainte soit traitée selon un processus équitable, compte tenu des intérêts des entités Altus, de la personne déposant la plainte et de la ou des personnes à l'égard desquelles la plainte est déposée. À condition que cela ne compromette pas l'enquête ou le traitement approprié d'une plainte, les personnes identifiées dans une plainte seront généralement : o informées de la plainte (mais ne recevront pas d'informations susceptibles d'identifier la personne qui porte la plainte) en temps opportun. (compte tenu, entre autres, de la nécessité de garantir que l'enquête sur la plainte ne soit pas compromise en raison, entre autres, de la destruction d'informations pertinentes), et o a eu la possibilité de corriger les informations contenues dans une plainte si cela était nécessaire. est inexact.
Les préoccupations feront l’objet d’une enquête le plus rapidement possible. Il convient également de garder à l’esprit qu’il peut être nécessaire de soumettre une affaire à un organisme externe, ce qui peut entraîner une prolongation du processus d’enquête. De plus, la gravité et la complexité de toute plainte peuvent avoir une incidence sur le temps nécessaire à l'enquête. Une personne désignée indiquera d'emblée le délai prévu pour enquêter sur la plainte.
Il n’est pas prévu de communiquer à la personne qui dépose la plainte l’état de son examen ou de sa résolution.
Des mesures correctives et disciplinaires seront prises, le cas échéant, en ce qui concerne les plaintes soumises et faisant l'objet d'une enquête conformément à la présente politique. De telles actions peuvent inclure, seules ou en combinaison, un avertissement ou une lettre de réprimande, une rétrogradation, une perte d'augmentation au mérite, une prime ou des options d'achat d'actions, une suspension sans salaire ou un licenciement. Si une enquête établit que le personnel d'Altus s'est livré à une conduite ou à des actions constituant de la discrimination, du harcèlement et/ou des représailles en violation de la présente politique, les entités d'Altus prendront des mesures correctives immédiates et appropriées pouvant inclure le licenciement du personnel d'Altus. Si une enquête révèle qu’une plainte a été déposée de manière frivole ou pour des motifs inappropriés ou de mauvaise foi ou sans fondement raisonnable, le superviseur du plaignant prendra les mesures disciplinaires appropriées dans les circonstances. Le cas échéant, le président du comité d'audit peut soumettre l'affaire à la police ou à d'autres autorités, au vérificateur externe ou à une enquête indépendante.
Le comité d'audit, le chef de la direction et le chef des affaires juridiques, selon le cas, auront le pouvoir de retenir les services de (et d'autoriser le paiement par la Société) et de recevoir des conseils de conseillers juridiques spéciaux ou autres, s'ils le jugent approprié pour leur permettre mener toute enquête sur toute plainte. Dans le cadre de toute enquête, le comité d'audit, le directeur général et le directeur juridique doivent déployer des efforts raisonnables pour protéger la confidentialité et l'anonymat du plaignant.
Le comité d'audit conservera dans ses dossiers le chef de la direction et le directeur juridique conserveront dans leurs dossiers, le cas échéant, toutes ces plaintes ou préoccupations pendant une période d'au moins sept ( 7 ans.
Procédures externes
Les fournisseurs et clients des entités Altus ainsi que les membres du public peuvent également soumettre, de manière confidentielle et anonyme, s'ils le souhaitent, toute préoccupation concernant les questions énoncées dans la présente politique en contactant la ligne d'assistance.
Loi applicable
Les dispositions de cette politique seront modifiées, dans la mesure nécessaire, pour se conformer aux réglementations et politiques applicables imposées par les différentes juridictions dans lesquelles les entités Altus et le personnel d'Altus opèrent.
Ligne d’assistance téléphonique mondiale en matière d’éthique du Groupe Altus
Site Web : https://altusgroup.ethicspoint.com/
Utilisateurs mobiles : https://altusgroupmobile.ethicspoint.com/
Téléphone
Australie: 1-800-56-5768
Canada: 844-539-2158
France: 0 800 99 60 02
Allemagne: Composez le 0-800-225-5288, puis le 844-539-2158
Inde: Composez le 000-117, puis le 844-539-2158
Irlande: Composez le 1-800-550-000 ou le 00-800-222-55288 (UIFN), puis composez le 844-539-2158
Italie: Composez le 800-172-444, puis composez le 844-539-2158
Luxembourg: Composez le 800-201-11, puis composez le 844-539-2158
Pays-Bas: Composez le 0800-022-9111, puis composez le 844-539-2158
Nouvelle-Zélande: Composez le 000-911, puis le 844-539-2158
Singapour: Composez le 800-011-1111 (SingTel) ou le 800-001-0001 (StarHub), puis composez le 844-539-2158
Espagne: 900-87-6231
Thaïlande: Composez le 1-800-0001-33, puis le 844-539-2158
Emirats Arabes Unis: Composez le 8000-021 ou le 8000-555-66 (du), puis composez le 844-539-2158
Royaume-Uni: 0800 102 6417
États-Unis: 844-539-2158