Les dangers de la gestion par tableur de votre portefeuille de dettes CRE

Transformer les mauvaises données en bonnes

Une gestion efficace du portefeuille de dettes immobilières commerciales (CRE) commence par une bonne gestion des données. Toutes les parties prenantes doivent avoir un accès facile aux données centralisées pour le suivi, le reporting et la prise de décisions éclairées. Les données doivent être exactes et fiables pour éviter des conclusions non pertinentes et des erreurs coûteuses. Cependant, disposer de bonnes données n’est qu’un début ; il est tout aussi important d’avoir la capacité d’accéder, d’analyser et de mesurer l’impact des changements apportés aux hypothèses clés et aux conditions du marché en temps opportun.

Bien que les feuilles de calcul offrent une personnalisation puissante, elles présentent également un nombre exponentiel de pièges à mesure que les besoins en données et en analyses augmentent.

Dans l'environnement commercial actuel axé sur les données, la capacité à suivre le flux de données et à le transformer en informations exploitables est vitale. C'est là que la technologie entre en jeu, permettant aux équipes commerciales de répondre aux exigences de l'environnement moderne.

Depuis des décennies, les feuilles de calcul constituent la méthode standard et incontournable pour collecter et consulter des données, car elles sont faciles à utiliser, rapides, flexibles et ne nécessitent pas l’intervention du service informatique. Bien que les feuilles de calcul offrent une personnalisation puissante, elles présentent également un nombre exponentiel de pièges à mesure que les besoins en données et en analyses augmentent.

Vulnérabilités des feuilles de calcul

Les problèmes liés aux feuilles de calcul commencent par la forme la plus simple de saisie de données et s'agrandissent au fil des tentatives de processus d'analyse complexes. L'expression courante « garbage in, garbage out » est interprétée comme étant liée à la qualité des données : plus les données entrantes sont de qualité, meilleurs sont les résultats qui en sortent. Les problèmes persistent alors que les problèmes d’intégration se présentent. Un manque d'intégration entre les systèmes sources et les modèles de feuilles de calcul est typique, limitant ainsi les résultats finaux lorsqu'ils sont associés à des plates-formes logicielles plus grandes et plus complexes.

Globalement, les lacunes des feuilles de calcul pour la gestion de la dette peuvent être divisées en quatre domaines principaux :

1. Précision

2. Auditabilité

3. Efficacité et continuité

4. Visibilité et sécurité

Précision

Les organisations CRE mettent à jour leurs portefeuilles de dettes, ce qui nécessite d'extraire des informations dynamiques telles que les taux d'intérêt, les évaluations immobilières et les flux de trésorerie provenant d'autres systèmes et sources de données. À mesure que davantage de chiffres sont saisis manuellement dans un modèle en cascade basé sur une feuille de calcul, la probabilité qu'une erreur humaine entraîne l'entrée de données erronées dans le modèle au niveau de l'entrée ou du calcul augmente. Cela n'est pas le résultat de compétences ou d'expériences en matière de tableur, mais d'une probabilité statistique établie autour d'erreurs involontaires.

Le rapport "Science cognitive des erreurs des feuilles de calcul : pourquoi penser est mauvais» a étudié les taux d’erreur humaine pour des tâches simples. En bref, les humains sont généralement des créatures assez précises, mais tous les humains ont une affinité innée pour rater un petit pourcentage de tâches. Les taux d'erreur des feuilles de calcul commerciales, cellule par cellule, se situent entre 1 et 6 %, ce qui signifie que pour 100 cellules travaillées manuellement, 1 à 6 d'entre elles auront une erreur.

Pour 100 cellules traitées manuellement dans une feuille de calcul commerciale, 1 à 6 de ces cellules comporteront une erreur.

Les risques de commettre des erreurs dans les feuilles de calcul augmentent de façon exponentielle avec une utilisation régulière. Les feuilles de calcul sont rapidement et facilement partagées horizontalement et verticalement entre les équipes, les organisations et les clients, ce qui entraîne plusieurs copies de la même feuille de données et ne permet que de deviner laquelle, le cas échéant, est vraiment exacte. L'un des processus les plus couramment utilisés dans l'utilisation des feuilles de calcul, le copier-coller, peut également être complètement débilitant car les formules ne sont pas répliquées comme l'utilisateur l'attend.

Bien que la simplicité des feuilles de calcul manque d'une structure rigide, cette même structure conduit souvent à une nouvelle saisie et à une mauvaise saisie des données importantes. Parfois, ces erreurs se révèlent, mais un simple point décimal peut entraîner d’énormes erreurs, un travail manuel indésirable et un stress accru.

L’utilisation d’une solution moderne de gestion de la dette dotée d’une base de données centralisée et pouvant s’intégrer à des systèmes tiers peut réduire considérablement la quantité de saisie manuelle requise avec les feuilles de calcul.

Ceci, à son tour, atténue les incohérences potentielles en minimisant la saisie des données à un seul événement de saisie manuelle.

Auditabilité

Les feuilles de calcul sont très inadéquates à des fins d’audit. Lorsque les résultats des données saisies sont inattendus ou irrationnels, les utilisateurs doivent revenir en arrière pour revérifier leurs entrées, formules, etc., ce qui entraîne un investissement de temps coûteux. Lorsque l'on examine les données dans une feuille de calcul, il est difficile de savoir si des modifications ont été apportées hier ou le mois précédent et qui les a effectuées, même dans un environnement d'accès partagé. Si quelqu’un a renseigné un chiffre comme chiffre projeté et a oublié de le supprimer, il est difficile de savoir quand cette entrée a été faite et, donc, quels autres chiffres en sont impactés.

La majorité des portefeuilles de dettes étant construits dans des feuilles de calcul, plusieurs personnes interviennent dans le processus, depuis la saisie initiale et tout au long du cycle de vie de chaque prêt saisi et surveillé. Les formules peuvent être basées sur des hypothèses, et parfois la seule façon de comprendre une hypothèse consiste à discuter avec le créateur, ce qui constitue souvent un défi avec les feuilles de calcul lorsque les entrées et modifications anonymes sont la norme.

Comparer la performance de la dette sur différentes feuilles de calcul potentiellement élaborées à partir de différents calculs et paramètres revient à comparer des pommes avec des oranges.

Les feuilles de calcul sont hautement personnalisables, ce qui est idéal pour leur facilité d'utilisation, mais potentiellement très risqué lorsqu'il s'agit d'extrapoler des informations. Comparer la performance de la dette sur différentes feuilles de calcul potentiellement élaborées à partir de différents calculs et paramètres revient à comparer des pommes avec des oranges. Qu’est-ce qui prouve qu’un prêt est plus performant qu’un autre lorsqu’une organisation ne peut pas faire confiance aux méthodes utilisées pour obtenir le résultat ? Ce manque de transparence influence la prise de décision jusqu’au conseil d’administration.

Grâce à la technologie de gestion de la dette, les modifications apportées à un portefeuille de dettes sont dynamiques. Ainsi, lorsqu'une personne effectue une modification, toutes les autres peuvent voir ce qu'elle a fait et l'impact de ses modifications.

Tous les ajouts, suppressions ou modifications sont visibles via le contrôle de version, et la manipulation des données entre plusieurs utilisateurs peut être surveillée via des journaux d'audit, ce qui améliore l'intégrité des calculs et du résultat global.

Efficacité et continuité

Les circonstances inattendues peuvent être difficiles à gérer, mais elles peuvent survenir à tout moment. Par exemple, si une personne clé quitte votre entreprise et qu’elle possède les connaissances du domaine essentielles à l’utilisation d’un ensemble de feuilles de calcul pour gérer votre portefeuille de dettes. Cela peut prendre beaucoup de temps pour retrouver ces connaissances ou former leur remplaçant. Quel est le plan B dans de telles situations ? Si vous ne savez pas par où commencer ni qui contacter, il peut être difficile de reprendre là où la personne précédente s'est arrêtée ou d'intégrer du personnel supplémentaire sans avoir à retirer quelqu'un du travail pour partager les tenants et les aboutissants de votre feuille de calcul client. solution.

Pour un portefeuille de dettes à petite échelle, la gestion par feuille de calcul est une solution rentable. Cependant, pour tout portefeuille de dettes de taille ou de taux de croissance important, les problèmes d'efficacité suivants peuvent s'accumuler rapidement :

• En fonction de la diligence d'une équipe chargée de la dette, la saisie des données peut être un processus long et sujet aux erreurs.

• La gestion des feuilles de calcul nécessite souvent une intervention manuelle, limitant l'automatisation et augmentant les tâches répétitives

• La collaboration est limitée lorsque plusieurs utilisateurs modifient la feuille de calcul simultanément, ce qui entraîne des problèmes de contrôle de version

• Il est courant que les options d'intégration soient limitées, ce qui entraîne souvent la nécessité d'importer et d'exporter manuellement les données.

En matière de gestion de la dette, il est essentiel de disposer de modèles à la fois connectés et rapides.

Ces modèles doivent pouvoir s'intégrer aux marchés, à d'autres sources de données, à d'autres systèmes et à des fournisseurs tiers tout en conservant précision et rapidité. Dans la gestion moderne de la dette, la connectivité, la convivialité ainsi que la rapidité des calculs et des rapports sont essentiels.

Comme mentionné dans la section précédente sur l'exactitude, une solution de gestion de la dette avec une solution centralisée ouvre la porte à des efficacités considérables par rapport à une solution de feuille de calcul personnalisée :

• La saisie des données est souvent effectuée à l'aide de systèmes automatisés ou semi-automatisés, ce qui contribue à réduire le risque d'erreurs.

• Fournit des fonctionnalités d'automatisation pour des tâches telles que la création de rapports et la mise à jour des valeurs en fonction de règles prédéfinies

• Plusieurs utilisateurs peuvent collaborer simultanément grâce au contrôle d'accès basé sur les rôles

• Des systèmes financiers peuvent être intégrés, tels qu'un logiciel de gestion immobilière, un logiciel d'évaluation ou des sources de données tierces, pour réduire la saisie manuelle des données.

De plus, ces solutions de gestion de la dette sont généralement accompagnées d'une documentation complète sur leur fonctionnement et de services de formation pour intégrer de nouveaux utilisateurs sans perturber le personnel existant. En cas de questions ou de préoccupations concernant la manière dont un certain résultat a été obtenu ou les mesures à prendre ensuite, l'équipe d'assistance de la solution peut vous aider.

Visibilité et sécurité

Se conformer aux réglementations et tenir les parties prenantes de la dette informées et mises à jour est une exigence que les feuilles de calcul ne remplissent pas. À mesure que de plus en plus de personnes ont besoin d'accéder aux données, le partage d'une feuille de calcul protégée par mot de passe devient inquiétant pour des raisons de sécurité et de contrôle des versions. Compte tenu des risques financiers et de confidentialité, les responsables et les équipes informatiques sont tout simplement incapables de suivre le mouvement des feuilles de calcul et les portes tournantes sur l'accès aux feuilles de calcul.

La vérification des nombres et des cellules utilisés dans les formules peut prendre des heures, voire des jours, et une simple « suppression de ligne » pourrait annuler l'exactitude de toutes les formules de la feuille de calcul.

Une idée fausse courante est que les feuilles de calcul sont transparentes puisque toutes les données utilisées dans les formules cellulaires sont disponibles immédiatement dans le fichier. Cependant, la vérification des nombres et des cellules utilisés dans les formules peut prendre des heures, voire des jours, et une simple suppression de ligne pourrait annuler l'exactitude de toutes les formules de la feuille de calcul. Ce faux sentiment de transparence et de visibilité conduit à faire confiance à des documents qui ne le méritent pas à juste titre.

Avant de s'engager en capital, les investisseurs manifestent un intérêt croissant pour les technologies et les systèmes que les organisations d'immobilier d'entreprise utilisent pour gérer leurs fonds/portefeuilles. Cet intérêt va au-delà de la stratégie ; il révèle des informations sur la sophistication du gestionnaire et sa capacité à répondre aux exigences de reporting des investisseurs tout en faisant évoluer son informatique pour soutenir la croissance.

L'utilisation démontrée des feuilles de calcul est répandue dans le secteur immobilier, mais l'opinion selon laquelle leurs lacunes constituent une menace l'est également. À mesure que nous réalisons où nous en sommes actuellement et comment nous arriverons là où nous voulons aller, les lacunes des feuilles de calcul peuvent être traitées de manière appropriée.

Les organisations ont désormais accès à des solutions logicielles spécialement conçues qui offrent des options robustes pour les systèmes centralisés et à droits gérés.

Ces systèmes aident à faire respecter et à préserver une source unique de vérité. Avec de telles solutions, il est devenu beaucoup plus facile d’évaluer l’impact des modifications du niveau des prêts sur l’ensemble du portefeuille de dettes.

Il est temps d'évoluer au-delà des feuilles de calcul

Les feuilles de calcul sont utilisées depuis de nombreuses années et fonctionnent assez bien, mais les besoins modernes exigent plus que leurs capacités de base. Avec des scénarios à haut risque allant d'une mauvaise saisie de données à une perte de connaissances dans le domaine des calculs et des problèmes de sécurité, les organisations CRE d'aujourd'hui ont besoin de plus que « assez bon », elles ont besoin d'une plate-forme précise, simple à auditer, de plans d'efficacité et de continuité, qui facilitent le complications de la visibilité basée sur l’accès et répond aux préoccupations de responsabilité des parties prenantes.

Une solution moderne de gestion de la dette peut apporter de nombreux avantages. Il fournit un système centralisé de suivi, d’analyse et de reporting de la dette. Il se nourrit par programmation des données de plusieurs systèmes pour incorporer des données prévisionnelles et historiques, réduisant ainsi la saisie manuelle des données et les erreurs. Grâce à une représentation intuitive et en temps quasi réel de l'état de chaque prêt, il facilite la compréhension d'un portefeuille de dettes. Il dispose également de la profondeur fonctionnelle nécessaire pour identifier les opportunités de prêt et exposer les risques. En quelques clics seulement, il optimise la transparence avec des détails sur les calculs, les dépendances des données et les modifications d'audit tout au long de la durée de vie d'un prêt. Enfin, il peut rapidement simuler différentes hypothèses telles que les intérêts ou les flux de trésorerie pour voir l'effet sur un portefeuille de dettes.

À mesure que les défis d'endettement d'une organisation CRE évoluent et que la quantité, le type et la fréquence des données sur les prêts continuent d'augmenter, le logiciel utilisé pour soutenir les décisions de gestion de la dette doit être plus robuste que ce que seuls les feuilles de calcul peuvent offrir.