Vous changez d'activité CRE? Ne négligez pas votre plan comptable

Opérant dans un environnement de marché intense, changeant et compétitif, les entreprises immobilières commerciales doivent tirer parti de tous les avantages pour croître et prospérer.

Alors que le rythme des changements technologiques et économiques dans l’industrie continue de s’accélérer, un facteur clé qui soutient l’adaptation des entreprises est trop souvent négligé. Le plan comptable (COA) qui sous-tend les finances d’une entreprise est d’une importance vitale pour que la direction puisse prendre des décisions stratégiques éclairées et pour fournir aux parties prenantes une perspective claire de votre entreprise.

Le plan comptable est le cadre des données financières d'une entreprise. Le COA comprend tous les comptes du grand livre du compte de résultat et du bilan ainsi que leurs relations hiérarchiques, telles que les capitaux propres, les actifs, les passifs, les revenus et les dépenses.

C'est à partir des composants du graphique que toute la comptabilité est complétée et que les résultats financiers sont présentés. Le COA doit raconter l’histoire financière d’une entreprise d’une manière qui puisse être facilement comprise non seulement par la direction et les employés, mais également par les investisseurs, les prêteurs, les auditeurs et les régulateurs.

Un plan comptable correctement structuré permet des rapports et des analyses financières significatives. Une organisation cohérente des comptes permet de produire des rapports précis et complets sur différents systèmes, fournissant ainsi des informations précieuses sur les performances financières de l'entreprise.

Les dangers d’un plan comptable mal conçu

Les entreprises immobilières commerciales qui exploitent des données financières provenant de diverses sources ont besoin d’un cadre cohérent et complet pour suivre avec précision l’état de leur activité. Toute la comptabilité est terminée et tous les résultats financiers sont déclarés, en utilisant le cadre COA. Mais si cette structure est incomplète ou incorrecte, les conséquences peuvent être graves.

Un COA mal conçu ou obsolète n’aura peut-être pas d’impact cataclysmique pour votre entreprise, mais il peut entraver la croissance et la prospérité.

Pour les entreprises CRE en expansion, le défi d'avoir un plan comptable complémentaire réside souvent dans une mauvaise intégration avec de nouvelles solutions logicielles, telles qu'un système de gestion immobilière ou un système de planification des ressources d'entreprise (ERP), qui sont ajoutées pour aider à gérer l'entreprise.

Lorsque les organisations s'appuient sur un plan comptable générique ou existant, elles risquent de ne pas disposer de la structure adéquate pour prendre en charge les nouvelles sources de données, ce qui entraînerait des données financières incorrectes ou incomplètes lorsqu'elles seront utilisées par leur système comptable. Par conséquent, ces données incorrectes ou incomplètes doivent être trouvées, extraites et triées manuellement pour obtenir une vue utilisable des finances de l’organisation. Ces efforts prennent du temps et comportent un risque élevé d’erreurs.

La meilleure façon est de concevoir un plan comptable adapté à votre future pile technologique et à la croissance de votre entreprise. Voici quand, pourquoi et comment.

Quand faut-il envisager de repenser son plan comptable ?

Quel est le meilleur moment pour entreprendre une refonte de votre plan comptable ? Premièrement, lorsque vous déterminez que le COA entrave plutôt qu’il ne facilite la déclaration. Si vous avez besoin d'un logiciel supplémentaire pour interpréter les résultats, d'une expertise pour ce logiciel, de rapports personnalisés, de personnel supplémentaire pour interpréter les résultats – le temps et les coûts encourus pour contourner un COA mal conçu ou qui fonctionne mal peuvent représenter plusieurs fois le coût de la restructuration du graphique pour permettre un meilleur reporting.

Un autre moment optimal pour remodeler l'organigramme est lorsque votre organisation envisage d'entreprendre une mise en œuvre importante d'un système tel qu'un nouveau système comptable ou ERP. Voici pourquoi la conception COA est importante pour l’intégration de logiciels tiers.

• La cohérence des données: Un graphique bien conçu permet un transfert de données précis et évite les divergences ou les interprétations erronées, garantissant ainsi que les données des différents systèmes sont correctement synchronisées et réconciliées.

• Compatibilité d'intégration : Les logiciels tiers ont souvent des exigences spécifiques en matière de formats et de structures de données. Lorsque le plan comptable est aligné sur ces exigences, l'intégration est plus fluide, réduisant ainsi le besoin de transformation ou de personnalisation complexe des données.

• Automatisation et efficacité : Lorsqu'un COA est correctement conçu dans le cadre d'un écosystème logiciel intégré, cela facilite les flux de travail automatisés, prend en charge un échange de données efficace et réduit les efforts manuels requis pour la saisie des données, le rapprochement et la création de rapports.

• Évolutivité et adaptabilité : Une conception de graphique flexible permet la croissance future et l'évolution des besoins de l'entreprise. Il s'adapte aux nouveaux comptes, départements, centres de coûts, entités ou secteurs d'activité qui peuvent être nécessaires à mesure que l'entreprise se développe ou évolue.

En fin de compte, un plan comptable compatible avec vos activités et systèmes commerciaux constitue une base fiable pour l’évolutivité et l’adaptabilité de tous les processus de gestion financière de votre organisation.

Comment repenser votre plan comptable pour des performances optimales

Que vous entrepreniez une transformation COA en interne ou avec un soutien externe, tenez compte de ces principes.

1. Commencez avec la fin en tête

Quels objectifs souhaitez-vous atteindre ? Quels points sensibles souhaitez-vous atténuer ? Quelles questions vous sont posées aujourd’hui et auxquelles un plan comptable repensé permettrait de répondre au mieux ?

2. La structure l’emporte sur la numérotation

Il est facile de s’accrocher à la numérotation des comptes dans un tableau. Cependant, si vous commencez par la structure et séquencez les comptes dans la structure la mieux adaptée au reporting, la numérotation devient l'une des dernières étapes et est plus facile à réaliser.

Pour vous aider à démontrer de manière significative comment les revenus sont gagnés, structurez les comptes pour refléter votre modèle commercial. Assurez-vous que le graphique tiendra compte de la croissance future des nouveaux secteurs d’activité et des nouvelles formes de revenus au sein de chaque secteur d’activité.

3. Moins de comptes structurés efficacement peuvent être plus significatifs qu’un nombre plus important de comptes mal structurés

Concentrez-vous sur la narration efficace de l’histoire de votre entreprise en réduisant la complexité inutile de votre plan comptable. Répertoriez les catégories d'actifs, de passifs, de capital, de revenus et de dépenses de manière à minimiser les retouches pour rapporter les résultats déjà capturés dans le plan comptable.

Si vous n’en faites pas régulièrement rapport ou si vous avez besoin de le rapprocher, il est probable qu’il n’ait pas besoin de son propre compte.

4. Tenir compte des besoins de chaque entité tout en permettant une synthèse efficace des performances de l'entreprise

Il est impératif de visualiser les éléments individuels de l’entreprise – immeuble par immeuble, région par région, secteur d’activité par secteur d’activité – tout en permettant une consolidation aisée des résultats. Visualisez l'organisation de manière globale en réduisant les silos qui entravent la capacité de communiquer les résultats de l'ensemble de l'organisation. En fin de compte, vous souhaitez obtenir des informations opportunes sur les performances de chaque partie de l’entreprise.

5. N'oubliez pas que le plan comptable se construit aussi bien pour aujourd'hui que pour demain

Laissez de la place à la croissance de l’entreprise pour les futurs secteurs d’activité et à de nouvelles sources de données financières.

6. Assurer une bonne gouvernance des données du plan comptable :

• Définissez les données au niveau du compte et du graphique. Par exemple, compte 40100-123 revenus locatifs filiales de commercialisation : les revenus locatifs des filiales de commercialisation sont des revenus divers réalisés dans un centre qui ne résultent pas de la signature d'un bail d'une durée inférieure à 30 jours. Cela peut inclure la location d'un espace pour une journée, les revenus provenant des activités sur place, etc.

• Établir une structure de gouvernance vigoureuse. Cela inclut la propriété du plan comptable, l'objectif de chaque compte, la définition d'un compte, la place du compte dans le plan comptable, qui peut ajouter un compte et d'autres considérations importantes.

• Tenir compte des changements futurs, de la croissance et des exigences en matière de reporting. Aujourd’hui, tous vos revenus d’entreprise peuvent provenir d’habitations multifamiliales accompagnées d’un espace commercial au rez-de-chaussée. Demain, vous souhaiterez peut-être vous développer dans des logements unifamiliaux, des bureaux ou des entrepôts. Dans tous ces cas, le COA devrait permettre de manière transparente ces ajouts et exigences de reporting sans avoir à modifier la structure du diagramme.

En fin de compte, vous souhaitez disposer d’un plan comptable qui illustre les caractéristiques avantageuses suivantes.

• Structuré pour faciliter les rapports et les intégrations de systèmes. Un tableau bien conçu peut, par exemple, regrouper certaines catégories de dépenses, comme les dépenses remboursables pour l'entretien des parties communes, afin de simplifier la classification de ces dépenses ainsi que la facturation des locataires. Cela peut également faciliter l’ajout de futurs comptes.

• Comprend le niveau de détail requis pour rendre compte des activités de l'entreprise en matière de budgétisation, de reporting et de prévisions. Tenez compte des frais de déplacement et de divertissement. Faut-il 100 comptes (par exemple : Déplacements – repas – dîner ; Déplacements – repas – déjeuner ; Déplacements – repas – petit-déjeuner, etc.) ou cinq comptes peuvent-ils fournir une image plus claire ?

• Adaptable pour s'adapter à la croissance future et aux entreprises commerciales. Vous pouvez créer un organigramme de telle manière que vous n'aurez plus jamais besoin de le restructurer à mesure que votre organisation évolue. Par exemple, vous pouvez augmenter les nombres dans le COA en ajoutant plus de chiffres, par exemple en les augmentant de sept à neuf. Vous pouvez également créer des plages pour regrouper des comptes similaires. Par exemple, vous pouvez structurer les coûts de construction pour inclure 10 000 comptes possibles et, au sein de ces coûts de construction, inclure cinq sous-groupes, chacun pouvant accueillir 1 000 comptes, laissant ainsi la possibilité d'une expansion future de cinq sous-groupes supplémentaires, chacun pouvant accueillir 1 000 comptes supplémentaires. . Cela facilite l’ajout continu de groupes et l’expansion au sein de chaque groupe.

• Transmet clairement le flux complet des activités financières de l’organisation. Personne ne veut passer du temps à rechercher et à rassembler des comptes provenant de nombreux domaines différents dans un COA pour publier ses résultats financiers. Le graphique doit pouvoir raconter l’histoire financière rapidement et facilement.

• Prend en charge la stabilité à long terme des modifications du système. Disposer d’un plan comptable à jour, complet et clair fournira à votre équipe de direction et à vos managers un cadre fiable pour la prise de décision, le reporting – et la réalisation de vos plans de croissance et de réussite les plus ambitieux.