Comment sécuriser vos projets de transformation digitale

Les projets de transformation numérique sont une nécessité dans un environnement largement défini par l’adoption d’une technologie en constante évolution – et sur le marché actuel, il est plus important que jamais de garder une longueur d’avance.

Alors que les progrès logiciels continuent d’évoluer à une vitesse exponentielle par rapport aux deux dernières décennies, la transformation numérique est devenue une priorité absolue pour les entreprises, en particulier celles qui recherchent une plus grande efficacité en simplifiant leur pile technologique et en réduisant la duplication de la saisie des données dans plusieurs systèmes. Certaines entreprises peuvent disposer de jusqu'à 100 systèmes de données différents, qui doivent tous être parfaitement intégrés et communiquer entre eux. D’autres souhaitent un accès meilleur et plus rapide aux données ou peuvent avoir besoin de remplacer des systèmes existants obsolètes.

Pendant la pandémie, tout le monde souhaitait avoir un meilleur aperçu des dernières tendances en matière de perception des loyers et d’activité de location. Plus récemment, les faillites bancaires ont suscité une demande d'informations sur les risques d'exposition potentiels, comme le nombre de locataires disposant de lettres de crédit ou de comptes bancaires auprès de la Silicon Valley Bank. De plus, les sociétés immobilières doivent rester à l’écoute des exigences changeantes des différents investisseurs et partenaires. « Les gens veulent des réponses en temps réel. Vous devez donc être en mesure de fournir ces données très rapidement et avec précision, et ce sont les défis d'une pile technologique en évolution », déclare Melanie Colbert, directrice de*$*.LBA Immobilier.

Colbert était l'un des quatre panélistes qui ont récemment discuté du sujet de Comment sécuriser votre projet de transformation numérique à la conférence Altus Connect 2023. Le panel a examiné les principaux défis liés au maintien des projets sur la bonne voie, ainsi que le partage des idées et des leçons tirées des projets de transformation numérique actuels et passés.

Où commencer?

Les entreprises peuvent prendre plusieurs mesures au cours de la phase de pré-planification pour garantir que les projets restent sur la bonne voie, notamment en développant une stratégie bien définie et en obtenant l'adhésion de haut en bas à cette stratégie. Les stratégies individuelles varient considérablement selon les circonstances. « Nous n’essayons pas de démanteler ou de transformer des logiciels vieux de 20 ou 30 ans. Nous essayons vraiment de nous assurer que nous pouvons continuer à évoluer et à être efficaces à l'avenir, c'est pourquoi la stratégie à ce sujet est extrêmement importante », déclare Jess Ross, vice-président principal, Planification et analyse financières chez Lien Logistique. Dans le cadre de l'une de ses étapes préliminaires, Link Logistics s'est associé à One11 Advisors pour formaliser une stratégie, ce qui a également permis d'obtenir le soutien des dirigeants pour faire avancer le projet.

Certaines entreprises se retrouvent dans la position de mettre à jour leurs systèmes existants. Par exemple, LBA Realty est une FPI privée de 32 ans qui s'est engagée dans un projet de transformation numérique visant à simplifier la pile technologique dont elle disposait à l'époque. L'entreprise disposait de systèmes tels que ARGUS, MRI et Kardin, et chaque fois qu'un système effectuait une modification, ils devaient apporter manuellement des modifications aux autres systèmes. Plutôt que de construire un nouveau système à partir de zéro, l’objectif était d’éliminer l’un des systèmes. "Avant de vous lancer dans l'une de ces entreprises technologiques, vous devez vraiment vous asseoir et obtenir l'avis de toutes les parties prenantes et de quelqu'un de chaque fonction, afin qu'ils aient leur mot à dire et qu'ils soient un partisan du processus", explique Colbert. « Si vous n’obtenez pas l’adhésion de toutes les fonctions, vous allez vraiment avoir du mal à mettre en œuvre. »

Trouver de bons partenaires avec qui travailler peut également contribuer à une transformation plus fluide. LBA Realty a fait appel à un consultant lorsque l'entreprise a démarré son parcours de transformation numérique. Il est utile de disposer d’une ressource expérimentée pour vous aider à fournir des conseils tout au long de la mise en œuvre. De plus, l'entreprise a créé de petites équipes de chaque département impliquées dans le processus.

Considérez le plus grand écosystème

Lors de la planification d’un projet de transformation numérique, il est important de prendre en compte l’écosystème technologique dans son ensemble. «Tous ces systèmes sont en réalité là dans un seul but. Il s'agit d'obtenir l'accès le plus rapide aux données les plus précises pour prendre des décisions sur ce qu'il faut faire des investissements », déclare Vlad Starobinets, directeur principal du Groupe Altus. Ce serait formidable si chaque propriété rapportait 30 % sans avoir à faire de travaux. Mais ce n'est pas le cas. Vous devez gérer votre portefeuille, et parfois vous devez gérer ces différentes pièces du puzzle pour accéder aux données, ajoute-t-il.

Un thème commun aux systèmes existants est qu’il existe une personnalisation excessive qui rend difficile la gestion des mises à niveau ou la correction des erreurs. Par exemple, Tour de puits avait personnalisé son système JDE au point qu'il fallait un an pour effectuer une mise à niveau. «C’est tout simplement incroyable de nos jours. C'est en partie la raison pour laquelle nous avons entrepris cette transformation », déclare Ann Jordan, vice-présidente adjointe des opérations financières chez Welltower Inc. Cependant, l'entreprise a opté pour une approche différente dans sa transformation en créant Yardi. Au lieu de prendre les processus et procédures actuels et de construire Yardi en conséquence, ils ont plutôt construit des processus autour du fonctionnement de Yardi. « Je suis ravi de la façon dont ça se passe. Nous avons rationalisé tellement de choses que nous n’aurions pas pu faire si nous avions pris la direction opposée », dit-elle.

Compte tenu du changement complet du système de gestion immobilière, Welltower a également dû penser à une variété de composants différents en amont et en aval. Par exemple, son système de bons de travail n'était pas intégré. Cependant, ils ont récupéré les informations de ce système pour les intégrer dans JDE, et ils ont dû réfléchir à la manière dont cela se produirait dans le nouvel environnement.

Il est important d’examiner l’ensemble de votre pile technologique pour vous assurer que les choses vont s’intégrer, ajoute Colbert. En immobilier commercial, chaque entreprise possède son propre plan comptable. Il est donc important de s'assurer que le plan comptable IRM s'intègre à ARGUS, PMWeb et autres. « Il y a tellement de systèmes différents, vous devez vous assurer de comprendre comment ils vont communiquer et comment ils vont s'intégrer, et vous devez vous assurer d'avoir une bonne stratégie pour cette intégration », dit-elle. .

Maintenir les projets sur la bonne voie

Link Logistics a créé une feuille de route de transformation numérique qui comprenait des délais clés autour de choses comme la panne d'électricité pour différentes équipes de l'entreprise. L'entreprise a également complété son équipe interne par des consultants externes pour l'aider à respecter le calendrier. «Tous ces projets ont été organisés en fonction de la disponibilité des ressources et de la priorité, et ils ont été soigneusement réfléchis», explique Ross.

L’allocation de ressources suffisantes est une autre étape pour garantir que les calendriers des projets restent sur la bonne voie. Welltower a établi un objectif de calendrier clair et, à partir de là, ils ont déterminé le nombre de ressources à temps plein dont ils auraient besoin pour atteindre cette ligne d'arrivée. Pour soutenir ce processus, ils ont fini par retirer certaines personnes de leurs fonctions actuelles (qui ont été remplacées soit par des personnes juniors dans l'équipe, soit par du personnel temporaire) afin qu'elles puissent à la place être utilisées pour aider à construire le nouveau système ERP.

Une bonne communication est importante pour gérer avec succès tout projet.Un Un cas d'école sur la façon de réaliser des projets, en particulier de très grands projets, consiste à avoir chaque membre de l'équipe à chaque appel afin qu'il n'y ait aucune possibilité de mauvaise communication, ajoute Starobinets.

Faciliter le chemin de l'utilisation

Il n’est pas surprenant que les entreprises aient besoin d’une solide stratégie de formation et de gestion du changement pour protéger les investissements qu’elles réalisent dans de nouveaux systèmes et outils. La transition ERP que Welltower a traversée et mise en service en juillet 2022 a affecté tous les utilisateurs de l'entreprise. L'entreprise a mis en place des « pom-pom girls » en matière de gestion du changement dans toute l'organisation, et chaque rôle et chaque groupe comptait dans l'équipe un responsable de la gestion du changement qui était tenu au courant des mises à jour et qui était impliqué en tant que testeurs. De plus, tout le monde, depuis la haute direction jusqu'au technicien de maintenance, avait besoin de savoir ce qui allait arriver et quand, note Jordan. « La chose la plus importante que nous avons apprise est que lorsque vous mettez en œuvre de nouveaux processus, vous devez désactiver l’ancien. Même si vous dites aux gens qu’ils doivent suivre le nouveau processus, s’ils ont toujours accès à l’ancien, ils l’utiliseront toujours », dit-elle.

Il est également important d’éduquer tout le monde et de s’assurer que tous les membres de l’équipe qui participent au projet comprennent pourquoi le projet a été entrepris et, peut-être plus important encore, comprennent comment utiliser correctement les logiciels ou les données fournis avec ce projet. «La formation n'est jamais une chose terminée», explique Colbert. Lorsque LBA Realty mettait en œuvre ARGUS Enterprise, ils ont fait un acte de foi et ont demandé à leurs gestionnaires immobiliers d'établir leur budget immobilier annuel en ARGUS. « Lorsque nous sommes passés du budget traditionnel sur 12 mois à des prévisions sur 10 ans et que nous nous sommes lancés dans les évaluations et la modélisation des flux de trésorerie, il fallait que ce soit dès le départ. »

L'équipe de Colbert a organisé un road show qui l'a emmené dans chaque région pour démontrer aux membres de l'équipe le pourquoi, le comment, et laissez-leur des ressources de formation essentielles et des aide-mémoire sur la façon de saisir les budgets. L'entreprise continue de prendre Formation ARGUS et a créé une bibliothèque de ressources utiles que les équipes peuvent exploiter, qu'il s'agisse d'un enregistrement ou d'un didacticiel étape par étape. « Ce qui était vraiment essentiel pour nous, c'était de démontrer l'importance d'une initiative, de fournir les ressources et d'investir pour former tout le monde afin de garantir le succès de notre mise en œuvre », dit-elle.

Le défi est que ces transformations numériques peuvent être des projets pluriannuels et que la technologie peut être différente le premier jour de ce qu’elle est le jour de la fin. Cependant, tant que vous restez à l’écoute de ces tendances et que vous vous y adaptez au fur et à mesure de la transformation, vous serez toujours en bonne position pour réussir, ajoute Starobinets.