3 raisons de mettre en œuvre une budgétisation continue dans l'immobilier commercial

Pour une société de gestion d’actifs, des changements importants sur le marché et des dépenses immobilières imprévues peuvent survenir à tout moment, entraînant des perturbations dans le budget de l’immobilier commercial.

Habituellement, un examen à la fin du trimestre adoucira les choses au fil du temps, mais pouvez-vous vous permettre d'attendre 60 jours jusqu'à la fin du trimestre pour les décisions que vous devez prendre maintenant ?

Nous ne le pensons pas, et selon notre récente enquête menée auprès de plus de 400 dirigeants de l'immobilier commercial dans le monde, 69 % des personnes interrogées estiment qu'il existe un potentiel important pour améliorer le suivi et l'analyse des dépenses immobilières.

Une façon de combler cet écart consiste à mettre en œuvre un budget continu, révisé mensuellement. Même si l’idée d’un budget supplémentaire peut sembler écrasante, voici trois bonnes raisons pour lesquelles la technologie actuelle peut faire d’un budget continu dans l’immobilier commercial une solution viable et efficace pour votre organisation.

1. Diminution du délai de reporting

Dans le passé, il était tout simplement hors de question de réévaluer le budget mensuellement. Au-delà du processus nécessaire pour verrouiller le budget en début d’année, une revue trimestrielle formelle consiste à mettre à jour et à consolider à chaque fois les performances, les revenus et les dépenses de l’immeuble.

Pour y parvenir, plusieurs chaînes d'e-mails et communications aller-retour avec les gestionnaires immobiliers sont nécessaires pour comprendre les éléments de campagne et mettre à jour correctement les modèles en conséquence. Avec tant de choses à préparer, il reste peu de temps pour analyser et prendre des décisions critiques. Au lieu de ce processus déroutant et chronophage, les outils logiciels modernes aident à rationaliser et, dans de nombreux cas, à ignorer les conditions préalables à la budgétisation continue : la capture et la saisie des données. Pour ce faire, ces outils permettent à toutes les parties prenantes de saisir les données dans un système central.

Cela offre aux gestionnaires immobiliers sur le terrain un espace pour mettre à jour les chiffres réels au quotidien à l'aide de systèmes comptables qui peuvent être synchronisés avec une solution de budgétisation centrale pour les décideurs cruciaux. À mesure que les données réelles sont intégrées aux prévisions, le gestionnaire d'actifs peut voir comment les changements affecteront les projections de budget et de performances. Personne n'a besoin de créer ou de mettre à jour un modèle, aucune référence n'a besoin d'être vérifiée et le souci d'une erreur de calcul est éliminé.

2. Plus de temps pour évaluer la performance des actifs

En termes simples, moins de temps de préparation signifie plus de temps libre pour évaluer et prendre des décisions intelligentes. La possibilité de suivre l’évolution du budget selon un calendrier défini peut révéler diverses informations vitales qui vous donnent le dessus. Connaître plus tôt un écart budgétaire important peut vous aider à déterminer son implication future sur les performances et comment il a pu évoluer.

Par exemple, si les coûts d’exploitation ont tendance à augmenter ou si une dépense imprévue a été engagée, attendre la fin d’un trimestre ne sera probablement pas utile. Cependant, agir immédiatement peut vous amener à reporter les dépenses variables prévues et à redistribuer l'écart imprévu afin de maintenir les rendements projetés pour l'actif.

Si cela est réglé à la fin du trimestre, vous avez peut-être procédé à des améliorations planifiées qui entraînent des dépenses plus élevées que ce que la propriété peut se permettre d'atteindre les rendements projetés.

Alternativement, si les coûts d’exploitation tendent à baisser, une mise à niveau visant à attirer des locataires haut de gamme pourrait être lancée plus tôt que prévu afin de raccourcir le délai nécessaire pour capter des revenus plus élevés auprès de ces locataires plus rentables.

Avoir plus de temps pour évaluer un budget signifie identifier plus tôt les faiblesses des portefeuilles, des allocations de capital plus judicieuses et une plus grande confiance de la direction dans votre capacité à gérer les problèmes à mesure qu'ils surviennent tout au long de l'année.

3. Tout le monde et tout dans un seul système

Finalement, en fin de compte, le travail et les actions sont toujours au même endroit. Les communications vers et depuis le gestionnaire immobilier, les mises à jour des prévisions et le raisonnement derrière les décisions prises.

Le tout comptabilisé et documenté avec une piste d’audit. Chaque fois que vous avez besoin de revoir votre budget, il existe un endroit central pour lancer le processus, sans repartir de zéro. L'examen des dossiers de travail d'autres parties de votre équipe facilite la saisie et la modification des informations afin de prendre les décisions nécessaires à l'avenir.

En plus de cela, vous pouvez également facilement créer des rapports et utiliser des tableaux de bord pour une transparence totale au sommet de votre organisation, afin que toute l'équipe soit consciente de ce qui a été et doit être fait. Tirer parti des avantages d’un budget continu n’est plus une réalisation impossible. Lorsque les données sont rationalisées et consolidées en permanence, les tendances sont plus faciles à identifier.

Avoir des informations régulièrement mises à jour, prendre des décisions intelligentes pour confiner les locataires si un ralentissement est prévu ou investir dans des campagnes de sensibilisation pour trouver de nouveaux locataires lorsqu'il y a des signes que le marché est à la hausse est facile.

Les organisations modernes savent que la rapidité l’emporte, alors pourquoi attendre les informations dont vous avez besoin maintenant alors que le marché et vos concurrents ne vous attendent pas ?