Les 7 clés d’une maintenance réussie des installations

Dans notre article précédent, Entretien des installations 101, nous avons expliqué le rôle essentiel de l'entretien des installations dans la réduction des coûts de report et la prévention des défaillances prématurées des bâtiments, et que le plus important est de garantir que l'entretien approprié est effectué de la manière la plus efficace et efficiente possible.

Afin de réussir la maintenance des installations, d’atténuer efficacement les risques et d’améliorer les résultats, une entreprise doit toujours prendre en compte ces sept clés :

1. S’assurer qu’il existe une stratégie appropriée de gestion et de maintenance des actifs

2. Élaborer et exécuter un plan de maintenance préventive

3. Attribuer la priorité appropriée à chaque tâche

4. Mettre en œuvre les outils métiers appropriés pour suivre et gérer la maintenance

5. Créer les processus métiers appropriés

6. Construire la structure organisationnelle pour englober les capacités du personnel

7. Budgétisation du cycle de vie et de la maintenance en une seule entité

1. Déterminer une stratégie de maintenance adaptée aux besoins de l'entreprise

Tout commence par la stratégie. Comme le dit le vieux proverbe : « Si vous ne savez pas où vous allez, n’importe quel chemin vous y mènera », et cela est particulièrement pertinent ici. La maintenance en tant que fonction commerciale gagne en importance et en reconnaissance pour devenir une priorité commerciale bien plus importante qu'auparavant.

Les risques de ne pas pouvoir fonctionner en raison d’un sous-financement devraient désormais être pris en compte dans le registre des risques d’entreprise et faire partie de la stratégie d’entreprise. Ainsi, un plan de gestion stratégique des actifs (SAMP) doit être aligné sur la stratégie commerciale et intégré dans le processus de planification commerciale.

Un SAMP est la première étape d’une approche intégrée de gestion du portefeuille immobilier et des installations pour l’acquisition, la construction, l’exploitation et la maintenance, l’optimisation, le renouvellement et, finalement, la cession.

Une fois le SAMP en place, des plans de gestion des actifs distincts peuvent être développés en fonction des besoins de l'entreprise : type de système, secteur d'installation, géographie, etc. Ces plans comprendront diverses stratégies de maintenance appliquées aux actifs, telles que des stratégies de maintenance basées sur les performances, prédictives, centré sur la fiabilité ou basé sur l’état. Même la maintenance « run-to-fail » ou réactive peut faire partie de la stratégie lorsque l’impact d’une panne est faible.

2. Planification de la maintenance préventive comprenant des plans (chiffrés) sur l'année, sur 3 à 5 ans glissants et sur le cycle de vie

Il est important de déterminer quelle maintenance préventive doit être effectuée, puis de la documenter dans un programme de maintenance planifiée (PMP). La maintenance préventive évitera une panne précoce ou une capacité opérationnelle réduite, évitant ainsi une maintenance d'urgence, une panne ou une maintenance corrective imprévue plus coûteuse, et peut inverser la tendance de la maintenance différée. Recherche a également démontré que les programmes de maintenance préventive entraînent un retour sur investissement important, principalement en prolongeant la durée de vie utile des équipements.

La stratégie de gestion d'actifs doit inclure des plans chiffrés en cours d'année ainsi que des plans chiffrés à court (c'est-à-dire 3 à 5 ans) et à long terme (cycle de vie) dans le cadre des plans de gestion d'actifs, afin que les scénarios futurs puissent être anticipés, aucune demande de financement ne soit une surprise. , et les prévisions budgétaires à long terme sont incarnées dans l'entreprise.

3. Hiérarchisez les tâches pour garantir que les plus critiques et les plus importantes soient réalisées en premier

Bien que la priorisation des tâches fasse partie du processus de planification dans la clé n°2, nous l'avons identifiée ici comme sa propre clé. Une bonne priorisation n’est pas seulement une bonne pratique ; il est crucial pour gérer les reports à la lumière des coupes budgétaires.

Face à une multitude de tâches, la meilleure façon de tirer le meilleur parti du budget de maintenance est de les hiérarchiser en catégories séquentielles et de parcourir la liste en utilisant une approche basée sur les risques et en analysant des scénarios de simulation. Une méthode de priorisation comme celle-ci justifie les demandes budgétaires et peut également démontrer l’impact de la réduction du budget.

Nous recommandons la méthode de priorisation suivante : c’est simple, et un modèle comme celui-ci vous aidera à justifier les demandes budgétaires et à démontrer les impacts de la réduction du budget.

4. Tirer parti des outils commerciaux capables de fournir des données de qualité à des fins d'analyse

Les données sont essentielles à la prise de décisions commerciales critiques et de nombreuses organisations n’affectent pas suffisamment de ressources aux outils ou systèmes commerciaux capables de générer des données de bonne qualité.

Les facteurs critiques de coût et de performance tels que la productivité, la rapidité de réponse et de réparation, l'amélioration des processus de tâches, les coûts de maintenance excessifs et bien d'autres peuvent tous être améliorés à condition qu'ils soient mesurés et analysés.

Il existe de nombreux outils sur le marché pour la gestion de la maintenance, la gestion du lieu de travail et la gestion de l'énergie. Ce qui est important c'est que :

• Ils sont achetés efficacement pour répondre aux besoins de l'entreprise

• Ils sont correctement mis en œuvre

• Des processus efficaces sont en place pour guider l'utilisation des systèmes et assurer la cohérence (voir Clé n°5 ci-dessous)

• Le personnel est correctement formé pour utiliser les systèmes (voir clé n°6 ci-dessous)

• Il existe des fonctions commerciales établies pour le contrôle et l'analyse du travail

Après avoir déterminé quelles tâches doivent être effectuées et dans quelle priorité, un système de gestion de la maintenance bien mis en place contribuera à éliminer le temps perdu et, grâce à un processus d'amélioration continue, permettra un travail efficace et efficient.

5. Mettre en œuvre des processus métier qui favorisent l'efficacité et la productivité

Avoir les outils ou les systèmes en place et le personnel pour effectuer les tâches qu'ils génèrent est une chose, mais si les bons processus ne sont pas en place, soit du travail sera manqué, soit du temps sera perdu, et il en résultera des données incomplètes et inexactes.

Qu'il s'agisse de maintenir le registre des actifs à jour, d'empêcher un technicien d'essayer de maintenir quelque chose qui n'existe plus ou d'effectuer la maintenance d'un nouvel équipement qui n'a pas été saisi, ou encore d'analyser l'approche la plus rentable et basée sur les risques pour le remplacement du cycle de vie – tous les processus sont essentiels à un fonctionnement efficace.

Comment les bons de travail sont-ils exécutés ? Comment le temps est-il réparti ? Comment les matériaux ou les pièces de rechange sont-ils achetés ? Quelles pièces de rechange sont conservées en stock, à quel niveau et lesquelles sont considérées comme critiques ? Comment les tâches sont-elles facturées du stock au bon de travail, et à quel prix ? Ce sont là quelques-unes des questions qui doivent être abordées tout au long du processus ; en effet, chaque tâche de maintenance planifiée est également un processus et est soumise à un examen régulier (comment peut-elle être réalisée plus efficacement ?).

Tirer le meilleur parti des systèmes nécessite des conseils et une cohérence tout au long du processus.

6. Optimiser les capacités de l'organisation et de la main-d'œuvre

Non seulement la main-d’œuvre a besoin des compétences nécessaires pour effectuer le travail, mais elle doit également être capable de contrôler et d’analyser le travail. Les capacités du personnel ne doivent pas rester immobiles (comme les systèmes et les procédures ne le devraient pas), et l’organisation doit proposer des plans de formation pour développer, améliorer et motiver. Les éléments suivants doivent être pris en compte lors de l’évaluation des besoins en main-d’œuvre :

• Compétences techniques, qualifications professionnelles et expérience correspondant aux besoins en équipement

• Livraison en interne ou sous-traitante (par exemple, qu'est-ce qui est trop spécialisé pour être réalisé en interne ?)

• Comprendre les priorités déterminées par la criticité de l'équipement et l'impact des temps d'arrêt

• Interprétation des données et prévision de l'intervention

Le dernier point est un élément très important de la capacité de toute organisation de maintenance : savoir ce que le système peut faire et analyser les données afin d'apporter des améliorations continues aux processus et aux tâches.

7. Créer une entité unique pour la gestion des actifs

La gestion des actifs sera plus efficace si le financement de la maintenance et du cycle de vie est exclu des budgets de fonctionnement et d'investissement avant que d'autres priorités ne soient traitées, de sorte que la maintenance soit traitée dans sa totalité.

Cela peut même justifier l’établissement d’un « troisième budget » – le budget total de maintenance, ou comme expliqué dans OIN 55010, « TotEx » (TotEx = CapEx + OpEx), y compris les services publics à des fins de gestion de l'énergie. Le TotEx devrait alors être séparé et réservé des dépenses opérationnelles et d’investissement régulières.

C'est exactement ce qui se passe pendant la période d'exploitation d'un Conception, construction, financement et maintenance (DBFM), sans doute une référence en matière de gestion d’actifs. Cependant, pour les non-DBFM, cela n'aura de sens que s'il existe une seule entité responsable des trois composants : le cycle de vie, la maintenance et les utilitaires devraient tous relever de la responsabilité d'une seule entité organisationnelle de gestion des actifs.

Rassembler tout cela

Être capable d’atténuer efficacement les risques et d’améliorer les résultats repose sur une stratégie, une planification et une priorisation minutieuses. Les outils appropriés, une équipe organisée et compétente et des processus de gouvernance fonctionnels doivent être mutuellement soutenus afin d'exécuter le tout efficacement.

En fin de compte, il est impératif d'aligner vos budgets de maintenance et de cycle de vie et de les séparer des autres dépenses d'exploitation et d'investissement. En désignant la gestion des actifs comme une entité unique, vous pouvez garantir la responsabilité de la maintenance, du cycle de vie et de la gestion de l'énergie, et protéger votre installation contre les risques futurs. échec.

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