Des stratégies pratiques pour chaque phase de l'aménagement de votre bureau

Qu'est-ce qu'un projet d'aménagement de bureaux ?

Un aménagement de bureau, parfois appelé projet de construction, d'amélioration locative ou d'intérieur de bureau, est le processus de transformation d'un espace intérieur inachevé en espace de travail adapté aux occupants d'un bureau.

Avant de commencer : constituez la bonne équipe de projet d’aménagement.

Pour tout aménagement, vous avez besoin d’expérience et d’expertise pour vous aider dans les différents aspects du projet, de la conception initiale à l’emménagement final. Il est important de déterminer les capacités dont vous disposez en interne et le soutien externe dont vous aurez besoin.

Phase 1: Plan du projet

Le plan de projet sert de modèle à toutes les parties prenantes impliquées dans un aménagement de bureaux. Les objectifs, le budget et le calendrier sont les aspects les plus importants de ce plan.

• Objectifs : En collaboration avec votre équipe de projet, établissez les indicateurs de réussite de votre espace de bureau. Réfléchissez aux raisons pour lesquelles vous souhaitez procéder à l'aménagement.

• Horaire : La création d'un calendrier de projet est essentielle pour maintenir des opérations ininterrompues pendant l'aménagement. Tracez les étapes du processus d'aménagement dans un calendrier détaillé avec des jalons.

• Budget : Un budget réaliste est crucial pour déterminer l’impact de l’aménagement sur les finances de l’organisation. Votre budget ne doit pas se limiter aux coûts immédiats, il doit également prendre en compte le coût du cycle de vie complet.

Phase 2: Évaluation des options d'espace

Votre courtier travaillera avec vous pour faciliter la recherche d'espaces optimaux en fonction de vos objectifs et de vos besoins. Une fois que vous avez identifié les options, vous devez évaluer les implications financières de ces alternatives.

• Comprendre vos coûts et ceux du propriétaire

• Comparez votre coût d'occupation tout compris

• Comparez les efficacités spatiales.

• Évaluez les dépenses en capital supplémentaires que vous pourriez engager dans votre aménagement.

En fin de compte, une évaluation financière approfondie des coûts de chaque option d’espace garantit que vous fondez votre décision sur une compréhension claire du coût total.

Phase 3: Conception

Les espaces de bureau doivent être dynamiques, conçus non seulement pour optimiser la capacité des personnes à effectuer les tâches qui s'y dérouleront, mais également pour être flexibles.

• Aligner la vision du design avec les objectifs de l'organisation

• Donner la priorité aux « désirs » par rapport aux « besoins »

• Surveiller les coûts

• Finalisez votre plan de projet

Vous disposez désormais d’une conception pratique alignée sur les objectifs de votre organisation, ainsi que d’un plan clair. Ensuite, vous devez exécuter.

Phase 4: Approvisionnement

La phase d'approvisionnement d'un aménagement doit être abordée de manière stratégique pour maximiser la valeur et l'efficacité. Les décisions prises à ce stade auront un impact significatif sur la réussite du projet. Pour garantir que les bons produits, de la bonne qualité, soient livrés au bon moment et au bon prix, suivez ces bonnes pratiques à chaque étape du processus d'approvisionnement.

• Définir une stratégie d'approvisionnement

• Préparation des documents d'appel d'offres

• Gestion du processus d'appel d'offres

• Évaluation des offres

• Négociation et attribution du contrat

En fin de compte, un processus d’approvisionnement bien géré permet de réaliser des économies, de réduire les charges administratives, d’atténuer les risques et d’éviter les interruptions de travail et d’approvisionnement.

Phase 5: Construction et administration

Pendant la phase de construction du projet d’aménagement, la gestion des risques est essentielle. Cela nécessite de suivre de près les progrès. Des retards se produiront mais doivent être résolus rapidement afin qu'ils ne perturbent pas le calendrier du projet ou n'entraînent pas de dépassements de coûts.

Un moyen efficace d'atténuer les risques consiste à embaucher un chef de projet qui travaille au sein d'une équipe intégrée d'experts pouvant fournir une assistance pour les aspects critiques du projet tels que l'assurance qualité, la planification, les coûts et les budgets.

Un suivi étroit et une communication claire sont les aspects les plus importants de cette phase du projet. Vous aurez ainsi le temps de relever tous les défis qui pourraient survenir et de maintenir le projet sur la bonne voie.

Phase 6 : Aménagement et emménagement

Une fois les travaux de l’entrepreneur terminés, un plan de montage et d’emménagement permettra au projet d’atteindre la ligne d’arrivée.

Ce plan d'action devrait couvrir l'ensemble du processus depuis la fin de la construction jusqu'au fonctionnement normal du bureau.

Certaines caractéristiques clés de ce plan comprennent :

• Créez un calendrier détaillant les tâches pour terminer l’installation du mobilier, des accessoires et de l’équipement.

• Identifiez les risques potentiels et les problèmes qui pourraient survenir.

• Coordonner les détails du déménagement avec le propriétaire et les déménageurs.

• Gérer le timing des baux entre le bâtiment actuel et le nouveau.

• Communiquez et coordonnez le processus de déménagement avec votre personnel.

• Incluez des stratégies pour gérer les flux de travail tout au long du processus de déménagement.

L'objectif du plan est de minimiser les temps d'arrêt, en garantissant que les employés puissent commencer le plus rapidement possible après avoir quitté l'espace actuel.

C'est un wrap

Avec une planification minutieuse et une attention aux détails tout au long de ces six phases d'aménagement d'un bureau, vous pouvez réaliser une transition en douceur de l'ancien bureau au nouveau, en évitant des erreurs coûteuses en cours de route. Vous disposerez d'un nouvel espace de bureau qui soutient vos objectifs organisationnels et le bien-être, la créativité et la performance des employés.