Remettre en question l’approche traditionnelle de la gestion de projets de construction

Fini l’ancienne gestion de projet de construction et place à la nouvelle

Historiquement, le secteur canadien de la construction a suivi une approche ponctuelle en matière de gestion de projet ; résoudre les obstacles et les problèmes à mesure qu’ils surviennent. Cela exerce désormais une pression insupportable sur le modèle traditionnel de gestion de projet.

Ce modèle présente généralement un directeur de construction ou un entrepreneur général agissant en tant que chef de projet, responsable de tous les aspects d'un développement, y compris la planification, la budgétisation, le contrôle des coûts et la gestion des réclamations.

Cela les place dans une situation conflictuelle où ils doivent créer des bénéfices pour leur propre entreprise tout en veillant au meilleur intérêt du projet. L'alternative consiste à embaucher un chef de projet tiers qui est censé être un touche-à-tout et, en fonction de son expérience ou de son expertise, est souvent un maître de rien.

Cette approche traditionnelle, combinée à la tendance à choisir les chefs de projet sur la base des relations existantes plutôt que de l'expertise, est, selon nous, responsable d'une pression sur la productivité, d'une entrave à l'efficacité et d'une escalade des risques dans trois domaines critiques. Pour que les projets réussissent, les propriétaires de projet doivent engager des chefs de projet qui adoptent une approche de gestion de projet intégrée.

Une approche de gestion de projet intégrée

Si l’on regarde l’Europe, ainsi que de nombreux pays à travers le monde, leurs industries de la construction suivent une approche de gestion de projet proactive et intégrée qui gère efficacement la complexité et réalise des projets réussis.

Leur modèle est basé sur le fait que leurs chefs de projet font partie d'équipes intégrées d'experts qui identifient et gèrent les risques pertinents et apportent une contribution précieuse qui a un impact sur les résultats.

Travaillant comme une extension de l’équipe interne du propriétaire, un chef de projet tiers supervise l’ensemble du projet – assurant une coordination, un contrôle et une surveillance attentifs depuis la pré-construction jusqu’à la fin. Ils optimisent le fonctionnement global du projet, garantissant que toutes les parties et activités sont alignées sur les objectifs du propriétaire.

La complexité d'un projet doit être identifiée et gérée le plus tôt possible afin d'atténuer les trois risques clés de tout projet de construction :

1. Planification

Les risques liés aux calendriers de projet et aux délais de livraison sont souvent identifiés tardivement, ce qui laisse moins d'options pour y remédier. Une myriade de problèmes peuvent surgir : le calendrier est optimiste plutôt que réaliste. Les horaires, les ressources et les produits ne sont pas synchronisés. Une structure d’équipe inefficace ralentit les progrès.

Les dates cibles sont modifiées sans ajustements correspondants aux ressources disponibles ou à la portée du projet. Le retard d’une tâche entraîne des retards en cascade dans d’autres. Les fournitures ne sont pas en place au moment prévu. L’offre de main-d’œuvre possédant les compétences nécessaires est insuffisante. Les réglementations gouvernementales changent. Des conflits surviennent entre les membres de l’équipe et la communication se détériore. Les décisions sont plus lentes que prévu.

Une analyse de nos données en Ontario montre que plus de 40 % des projets sont retardés de trois mois ou plus, et le coût de ces retards peut varier entre 100 000 $ et 2 millions de dollars par mois, selon la taille du projet.

Lorsque la révision du calendrier est la responsabilité d'un chef de projet tiers travaillant sans équipe intégrée, il doit jongler avec de multiples responsabilités urgentes qui peuvent conduire à négliger les écarts de calendrier et, par conséquent, mettre en danger l'ensemble d'un projet.

Dans le cadre d'une approche intégrée, le chef de projet doit inclure un expert en planification de projet au sein de l'équipe de gestion de projet pour faciliter et soutenir la communication entre les propriétaires et les entrepreneurs et pour répondre aux obligations de réalisation du calendrier spécifiées dans le contrat. Un spécialiste de la planification faisant partie de cette équipe de gestion de projet intégrée peut garantir que le calendrier est conforme aux exigences du contrat, surveiller le calendrier et faciliter une résolution efficace lorsqu'un problème ou un litige survient.

2. Coûts

Les dépassements de coûts peuvent être causés par une analyse et une planification inexactes avant la construction, des estimations de projet erronées, un manque de planification des ordres de modification, un calendrier trop ambitieux, une mauvaise gestion budgétaire – et tout cela peut accroître le risque financier.

Ils ne devraient pas être attendus ni acceptables. Une gestion de projet efficace par un chef de projet mettant en œuvre une équipe intégrée implique de comprendre comment les dépassements de coûts se produisent et d'apporter efficacement des ajustements à un projet avant qu'il ne dépasse le budget.

Tout au long du développement d'un projet, un consultant en coûts peut fournir une analyse objective et des conseils pour éviter les dépassements de coûts et garantir que la vision souhaitée du produit final est atteinte.

Le modèle actuellement accepté pour la grande majorité des projets de construction au Canada met fin au rôle du consultant en coûts sur le projet après la phase de conception. Cela laisse le bien-être financier du projet au chef de projet touche-à-tout.

Plus le consultant en coûts est inclus tôt dans l’équipe de gestion de projet intégrée, plus la valeur générée est élevée. Au stade de la conception, par exemple, le consultant évalue la conception et dresse un tableau clair et détaillé des coûts associés.

Ils créeront une estimation pro forma ou des coûts qui prévoit les coûts professionnels, de construction et réglementaires ainsi que le délai de réalisation du projet. Cela implique également d'identifier les risques importants et leurs coûts associés afin d'éviter les dépassements de budget, les ordres de modification inutiles et les réclamations futures.

Au fur et à mesure que le projet avance, le consultant en coûts surveille le budget, évalue les coûts, examine les ordres de modification et fournit au propriétaire des conseils continus pour garantir que le projet reste dans les limites du budget et aligné sur la vision originale, jusqu'à ce que le bâtiment soit occupé.

Pour maintenir le budget du projet, un chef de projet efficace avec une approche intégrée fait appel au consultant en coûts tout au long de la durée de vie du projet ; pas à mi-chemin.

3. Réclamations

La fréquence et l’ampleur des réclamations dans le secteur de la construction augmentent depuis des années, mettant en danger les budgets et les calendriers des projets. Les réclamations entre les parties à un contrat de construction peuvent découler de problèmes tels que des contrats mal rédigés, une planification insuffisante des ordres de modification, des retards et une administration et une gestion de projet déficientes.

La gestion efficace des contrats et des réclamations nécessite un processus complet de prévention, d’atténuation et de résolution. L'approche de gestion de projet intégrée atténuerait efficacement bon nombre de ces risques, permettant aux propriétaires, aux promoteurs et aux constructeurs de respecter les délais et les objectifs de coûts.

Les litiges liés aux contrats de construction et aux retards peuvent avoir un impact financier important pour toutes les parties impliquées. Un chef de projet utilisant une approche intégrée inclura un spécialiste des contrats/réclamations dans l'équipe de gestion de projet qui pourra signaler les zones potentielles d'exposition ou de conflit et résoudre les problèmes en suspens avant qu'ils ne deviennent problématiques.

Ce spécialiste élabore et gère des contrats pour répartir efficacement les risques entre les différentes parties et optimiser la performance des projets. Ils créent des documents d'appel d'offres pour les contrats et trouvent des solutions pour atténuer les problèmes de performance.

Ils évaluent également les réclamations, les avis d’intention de réclamation, les litiges et proposent des options de résolution. L'atout le plus important qu'ils apportent au projet pour le client est une connaissance approfondie des domaines où des projets similaires ont souffert dans le passé et l'exécution de stratégies pour éviter les mêmes erreurs encore et encore.

Construire une plateforme de réussite

La gestion de projet intégrée et basée sur l'équipe établit une plate-forme de réussite en faisant appel à des experts compétents qui effectuent des tâches rapidement, efficacement et de manière rentable. Au Canada, les clients devraient rechercher des chefs de projet qui utilisent une approche intégrée en raison de la valeur ajoutée importante à leurs projets.

Dans un paysage où les projets deviennent de plus en plus complexes, c'est le moment idéal pour les propriétaires, les promoteurs et les prêteurs d'envisager de remplacer la tradition et les relations dépassées par une approche intégrée de gestion de projet.